Per procedimento amministrativo si intende quell’iter procedurale che porta all’emanazione dell’atto amministrativo. Esso è regolato dalla legge n. 241 del 7 agosto 1990 titolata “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”.
I principi del procedimento amministrativo
L’art. 1 di tale legge detta i principi cui deve informarsi l’azione amministrativa. Tali principi, che possono considerarsi esplicazione dei principi costituzionali di legalità, imparzialità e buon andamento della pubblica amministrazione (art. 97 Cost.), sono:
- di economicità;
- di efficacia;
- di imparzialità;
- di pubblicità;
- di trasparenza.
Il principio dell’economicità (perseguimento dello scopo con il minor costo possibile) e quello dell’efficienza (perseguimento del risultato qualitativamente migliore) sono rafforzati dal secondo comma dello stesso articolo che prevede che il procedimento non possa essere aggravato se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell’istruttoria.
I principi di imparzialità, pubblicità e trasparenza sono intimamente collegati tra loro. Ed infatti l’imparzialità (intesa non solo come parità di trattamento a parità di situazioni, ma anche come obbligo di contemperamento degli interessi coinvolti) dell’azione amministrativa è garantita da un’azione in cui il cittadino interessato ha la facoltà di seguire e controllare con facilità tutte le fasi del procedimento mediante accesso, nei limiti imposti dalla legge, agli atti del procedimento amministrativo (principio di trasparenza) e da un’azione che è sempre conoscibile dall’esterno (principio di pubblicità).
Per efficacia si intende l’idoneità del procedimento al raggiungimento dei fini prefissati.
Le fasi del procedimento amministrativo
Convenzionalmente il procedimento amministrativo viene suddiviso in diverse fasi: iniziativa, istruttoria, costitutiva, integrativa dell’efficacia.
Il procedimento amministrativo può essere avviato o a seguito di istanza proveniente dal privato (iniziativa ad istanza di parte) o a seguito di iniziativa dello stessa pubblica amministrazione (iniziativa d’ufficio). Una volta avviato il procedimento amministrativo sorge il dovere per la pubblica amministrazione di concluderlo, di norma entro trenta giorni e comunque al massimo entro 90 giorni, mediante emanazione di un provvedimento (art. 2 L. 241/1990).
E’ la fase in cui la pubblica amministrazione, prima di adottare il provvedimento, procede con l’acquisizione di tutti gli elementi utili all’emanazione dell’atto. La legge impone alla pubblica amministrazione di individuare un soggetto, denominato ‘responsabile del procedimento’, che ha il compito di agire al fine di garantire un’adeguata e celere istruttoria (art. 6 L. 241/1990). Nello svolgimento dell’istruttoria è ammessa la partecipazione dei destinatari del provvedimento finale e di qualunque altro soggetto portatore di interessi pubblici o privati, nonchè dei soggetti costituiti in associazioni o comitati portatori di interessi diffusi, ai quali possa derivare un pregiudizio dall’emanazione dell’atto (art. 9 L.241/1990). Tali soggetti hanno il diritto di accedere agli atti del procedimento e possono allegare documenti nonché presentare memorie che l’amministrazione ha l’obbligo di valutare ove pertinenti all’oggetto del procedimento (art. 10 L. 241/1990).
Terminata l’istruttoria e sulla base delle risultanze di essa, il responsabile del procedimento adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione il quale non può discostarsi dalle risultanze dell’istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone la motivazione nel provvedimento finale (art. 6, lett. e L. 241/1990).
Fase integrativa dell’efficacia
Questa fase è solo eventuale perché, in genere, il provvedimento amministrativo è efficace già all’atto della sua emanazione. Vi sono tuttavia casi in cui la legge prevede che siano necessari ulteriori atti o adempimenti affinché il provvedimento diventi efficace. E’ il caso, ad esempio, degli atti c.d. recettizi che acquistano efficacia dal momento in cui vengono comunicati ai destinatari.